Правила заполнения контракта на аккредитацию для торговых сетей:

Регистрация участников занимает около 5 рабочих дней, но чем ближе к выставке, тем больше времени может занять этот процесс.

1 пункт: Профиль деятельности. Ничего отмечать не нужно, в контракте уже указано, что вы являетесь сетью.

2 пункт: фактический адрес Вся информация из этого пункта идет в Печатный Каталог (Гид) и в базу на сайте www.mapic.net!
Раздел VAT Number заполнять не надо, это только для стран Евросоюза.

3 пункт: юридический адрес, либо адрес компании плательщика (то, что будет указано в этом пункте, будет отражено в счете). Счет будет выставлен французской стороной, сумма к оплате будет указана в евро, как в контракте. Счет будет европейского типа, в нем не будут указаны реквизиты компании, только название, адрес и контактное лицо. В счете указывается только количество человек, поименно участники не перечисляются.
Счет нужно оплачивать во Францию, поэтому убедитесь, что у вас есть валютный счет. Если нет, то, то альтернативой может послужить оплата кредитной картой. Изменить счет (если вдруг у вас поменялась компания плательщик) весьма проблематично, это займет в среднем 3 или 4 недели.

4 пункт. Контактное лицо. Это человек, с кем можно будет связываться по всем организационным вопросам.
Далее вы можете указать контактное лицо, с кем связываться по вопросу бронирования отеля для участника.

5 пункт. Будет ли ваша компания прикреплена, к какому либо стенду другой компании.(Обязательно нужно согласие компании владельца стенда в виде письма).

6 пункт. Принадлежите ли вы к группе компаний? Если да, то укажите название группы.

7 пункт. Уточнение по профилю деятельности Вашей компании. По вашему профилю деятельности вас можно будет найти в базе участников на сайте www.mapic.net.

8 пункт. Укажите страны, где бы вы хотели развивать ваш бренд. Можно указать несколько.

9 пункт. Информация об участниках (если у вас больше участников, чем вы можете уместить на одной странице, вы распечатываете эту страничку столько раз, сколько вам необходимо).Обязательно укажите мейл участника, либо другой контактный мейл. На указанный мейл придет индивидуальный логин и пароль для доступа в базу участников на сайте (потом добавить мейл участника будет очень проблематично и это займет некоторое время). Внимательно указывайте фамилии и имена участников, особенно если им нужно приглашение на визу.

Если у вашего участника нет визы, то тогда на полях напротив имени участника укажите латинскими буквами слова VISA, тогда вам сделают приглашение на визу. Приглашение стандартное, в нем будет указано название компании (как в контракте), фамилии и имена участников (как укажите в контракте). Приглашение приходит только в электронном виде на мейл участника указанный в 5 пункте регистрационного контракта. Приглашение можно будет получить только после регистрации участника.
Приглашение придет в течение недели после регистрации (чем ближе к выставке, тем более долгим становится этот процесс, в связи с тем, что количество регистрирующихся возрастает).

Логины и пароли для доступа в базу участников высылаются только на мейлы указанные в этом пункте для каждого участника индивидуально. На другие мейл – адреса и пароли высылаться не будут. Если вы укажите мейл только у одного участника, то логин и пароль придет только этому участнику. Остальным на этот адрес ничего высылаться не будет. Тогда остальные участники останутся у вас без доступа в базу.

10 пункт. Регистрация участников

Условия регистрации и получения бейджей:

• С 14 ноября за внесение изменений в списки и состав участников, взимается штраф в размере 1 614,60 евро;
• Бейдж участника можно будет получить в Каннах, начиная с 15 ноября с 09.00. Для получения бейджа нужно будет предъявить ID карту (которая высылается на мейл участника за 1 неделю до выставки), либо паспорт. Бейдж выдается строго в руки участнику (один человек не может получить бейджи на всю делегацию, это требование организаторов выставки);
• Если позже у вас появятся еще участники, вам нужно будет заполнить на них новую регистрационную форму;
• Что бы попасть в печатный каталог выставки, нужно прислать регистрационную форму до 14 Октября 2011;
• Вы имеете право вписывать в регистрационную форму от компании только ваших штатных сотрудников;
• Если на выставки вы теряете свой бейдж, вы будете вынуждены заново регистрироваться и оплачивать регистрационный сбор.

11 пункт. Специальный регистрационный пакет для ритейлеров.
1 регистрация + 1/2 рекламной страницы в Гиде по горизонтали в одной из выбранных вами секций (их перечень указан в контракте) = 1 303,64 Евро (специальная цена).

12 пункт. Итого к оплате за участие.

Обратите внимание на следующий пункт, он является одним из основных!

13 . Условия регистрации и оплаты: если вы заключаете данный договор, то вы не имеете права его отменять. Договор является безотзывным и безвозвратным, его нельзя отменить (согласно пункту 2.2 – раздела Rules), как только вы его отправили, начинается ваша регистрация. Вы так же не можете сокращать количество ранее зарегистрированных участников. Если у вас вдруг, по каким то причинам один из участников не может поехать, его можно заменить на другого; но замены возможно только до определенной даты – до 14 Ноября (условие контракта). В противном случае вам нужно будет оплатить данного участника, даже если он не приедет на выставку. Это обязательное условие организаторов.
Отменить, либо заменить участника после dead line-а можно только в случае форс – мажорного обстоятельства: отказ в визе (если этот отказ стоит в паспорте), серьезная болезнь участника (для этого до начала или во время выставки вам нужно будет предоставить справку из больницы, либо поликлиники, где будет указано, что участник действительно болен и не в состоянии выехать на выставку), увольнение сотрудника. Все остальные случаи не считаются форс – мажорными (изменение планов компании, отказ дирекции и т.д.), поэтому ни замену участника, ни возврат денег после выставки произвести будет нельзя.

14. Печать, подпись и дата заполнения контракта (обязательно), без них контракт не принимается.

15. Способы оплаты: участие можно оплатить двумя способами: либо банковским переводом (после получения вашего контракта, организаторы выставляют вам счет в течение двух недель), либо кредитной картой (в контракте вы указываете ее реквизиты, после получения вашего контракта, организаторы в течение недели списывают у вас необходимую сумму и выставляют вам нулевой счет).

Что входит в стоимость контракта на посещение выставки.

• Проход на все конференции в рамках выставки (кроме частных мероприятий). Программу конференций можно посмотреть на сайте www.mapic.com в разделе Conferences;
• Сессии Speed Matching. Информацию можно найти на сайте www.mapic.com в разделе Conferences, тема Speed Matching;
• Доступ в клуб посетителей выставки (Participants Club). Сюда имеют доступ все участники выставки, здесь можно проводить переговоры и встречаться с партнерами;
• Доступ в базу участников www.mapic.net (логин и пароль придет на мейл участников, который вы укажете в контракте у участников в течение 7 рабочих дней). Здесь можно найти все координаты компаний – участников и заранее распланировать встречи;
• Публикация базовой информации о компании и участниках в Гиде (каталог выставки) и в базе на сайте (то, что указано в контракте). Но только если вы присылаете контракт до 14 Октября;
• Бесплатное получение изданий по выставке Мапик (Preview Edition, Review Edition);
• Приглашение на вечер по случаю открытие выставки (Opening Cocktail Party)